Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.

Analoge und digitale Ordnung

Zuletzt bin ich mit einem mir fremden Auto gefahren und fast wahnsinnig geworden. Alles war an der falschen Stelle und immer wenn ich schalten wollte, griff ich ins Leere. Der Mensch ist nun mal ein Gewohnheitstier. Am Schreibtisch können wir das positiv nutzen. Wie im Auto, ist es auch am Schreibtisch gut mit einem Griff das hervorzuholen, was man braucht, ohne lange zu suchen.

Nun erlebe ich häufig Menschen, die es sich unnötig schwer machen: Sie sortieren ihre Dokumente auf dem Computer anders als in ihren analogen Ordnern. An Ihrem Schreibtisch haben Sie die Möglichkeit die digitalen und analogen Unterlagen nach dem gleichen Muster zu ordnen. Das ist, als wenn Sie bei einem Zweitwagen festlegen könnten, dass alles vom Tankdeckel bis zum Scheibenwischer genau dort angebracht ist, wie es bei Ihrem anderen Auto der Fall ist. Können Sie sich vorstellen, wie viel leichter Sie alles finden?

Der einfache Tipp ist daher: Gleichen Sie Ihre Ordnerstruktur so an, dass sie digital und analog gleich ist. Auch Ihre E-Mails können Sie nach dem gleichen Muster sortieren. Und wenn Sie keine Idee haben, welche Ordnungsstruktur für Sie sinnvoll ist … spicken Sie doch mal in diesem Newsletter aus dem letzten Jahr: http://www.bueroserviceih.de/files/2012-fruehling-ablage.pdf

Viel Spaß beim Aufräumen und Finden!

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Kalenderblättter in Word erstellen

Die Firma SmartTools bietet eine komfortablen Assitenten an, mit dem sich ganz einfach Kalenderblätter in Word erstellen lassen: http://www.add-in-world.com/katalog/kalenderassistent/

Man kann Tages-, Wochen- und Monatsblätter erstellen, kann Ferientermine und Feiertage eintragen lassen und dann bequem weiter in Word daran arbeiten.

Vielen Dank an SmartTools für die immer wieder hervorragenden AddOns.