Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.

Was soll in eine Rechnung und was nicht

Geld, dass schneller kommt, wenn Sie gute Rechnungen schreibenDarüber was in eine Rechnung muss, habe ich im letzten Artikel geschrieben, aber damit ist es noch keine „gute“ Rechnung. Diese führt Ihre Kunden leicht und fluffig durch den Bezahlvorgang. Klingt seltsam und deshalb freut sich auch noch nicht jeder zu bezahlen, aber je besser Sie hindurchführen, desto schneller und leichter geht es Ihrem Kunden von der Hand.

Wie führt man fluffig zum Bezahlen?

Alles, was der Empfänger zum Bezahlen braucht, können Sie ihm in lesbarer Schrift übersichtlich anbieten.

Dazu gehört

  • wofür ist diese Rechnung – wann wurde welche Leistung erbracht
  • von wann ist diese Rechnung = Rechnungsdatum in Höhe der Betreffzeile auf der rechten Seite
  • wie hoch ist der Preis und wie viel Steuern sind darin enthalten
  • auf welches Konto (IBAN und BIC) und mit welchem Betreff soll überwiesen werden

Auch wenn Sie Ihre Kontonummer bereits im Briefkopf oder -Fuß untergebracht haben, schreiben Sie sie nochmal gut lesbar unter die Summe. Jede Suchaktion macht das Bezahlen umständlicher und damit unangenehmer.

Was nicht in die Rechnung gehört

Eine Rechnung ist kein Brief. Wenn Sie Ihrem Kunden noch ein paar persönliche Zeilen schreiben wollen, können Sie eine Karte oder 2. Seite einlegen und bei einer digital verschickten Rechnung haben Sie ohnehin die begleitende E-Mail. Die Rechnung selbst wandert eventuell zum Steuerberater, Steuerprüfer oder wem auch immer, also gehört da nichts persönliches hinein.

Ihre Rechnung braucht auch keine Unterschrift, aber manche Empfänger brauchen eine Unterschrift, um die Rechnung an die Buchführung des Unternehmens weiterzugeben. Sie können also, müssen aber nicht.

Was Sie dagegen weglassen sollten, ist die Formulierung „Umsatzsteuerbefreit durch die Kleinunternehmerregelung“. Sie müssen zwar angeben, dass keine Umsatzsteuer abgeführt wird, aber das nicht begründen. Vor allem, müssen Sie sich nicht kleinschreiben. Es reicht völlig „Umsatzsteuerbefreit“ anzugeben, wie es auch Ärzte und andere „Befreiten“ angeben.

Wo die Rechnung nicht hingehört

Auch wenn Sie einem Unternehmen etwas in Rechnung stellen, richten Sie die Rechnung immer an genau die Person, die vereinbart ist. Nicht jeder Angestellte muss wissen, wie viel Geld wofür ausgegeben wird. Wenn Sie Privatdetektiv sind, würden Sie ja eine Rechnung für Beschattungsdienstleistungen auch nicht an die Familie schicken, sondern diskret Ihrem Auftraggeber zukommen lassen. Das gilt auch für unverfängliche Dienstleistungen und Waren ebenso für spätere Erinnerungen und Mahnungen. Folglich eignet sich ein Fax auch nicht zum Verschicken, denn das ist innerhalb eines Unternehmens häufig vielen Mitarbeitern zugänglich. Sie können Ihre Rechnung mit der Post verschicken oder per Mail (das allerdings nur, wenn Sie diese Zustellungsart vereinbart haben.)

 

Das ist Ihnen zu theoretisch? Dann machen Sie bei meinem Webinar zum Rechnung-Schreiben mit. Alle Infos demnächst im Blog oder auf Facebook.

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Was muss in eine Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz legt viele Aspekte einer Rechnung fest.Wenn Sie eine Rechnung schreiben, egal ob Sie diese handschriftlich oder mit einer Word-Vorlage erstellen, fordert das Umsatzsteuergesetz ein paar Angaben (auch wenn Sie umsatzsteuer-befreit sind).

Name und Anschrift

Auf die Rechnung gehört der vollständige Name des Rechnungsstellers und Rechnungsempfängers.

Zum Beispiel
Kluge GmbH & Co. KG
Hauptstraße 15
12345 Dorfhausen

Bei Einzelunternehmern braucht es zusätzlich den Name des Unternehmers/der Unternehmerin.

Zum Beispiel:
Büroservice Ingrid Heintz
Ingrid Heintz
Gumprechtstraße 8
50825 Köln

Steuernummer

Ob Sie auf Ihren Rechnungen Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer angeben, ist Ihnen überlassen, aber eine von beiden muss es sein.

Die Umsatzsteuer-Identnummer können Sie unter https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=0 online beantragen.

Die Nummer erleichtert es dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen zu ermitteln, ob die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer auch tatsächlich an das Finanzamt abgeführt wurde. (Aber auch Mehrwertsteuerbefreite müssen eine Steuernummer angeben.)

Rechnungsdatum

Nicht sehr verwunderlich, aber man könnte es auch mal vergessen: Auf jede Rechnung gehört das Datum, an dem die Rechnung geschrieben (und hoffentlich auch abgeschickt wurde).

Die gesetzlich geregelten Fristen beziehen sich auf dieses Datum. Dazu gehört:

  1. die Zahlungsfrist: bis wann die Rechnung zu begleichen ist und ab wann Zinsen berechnet werden können
  2. die Verjährungsfrist
  3. wann der Rechnungssteller die Umsatzsteuer bezahlen muss

Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige Rechnungsnummer. Das ist der einzige Punkt, an dem Sie etwas kreativ sein dürfen. Die Nummern müssen zwar fortlaufend sein, aber Sie müssen nicht mit 1 anfangen und weiterzählen bis in alle Ewigkeit. Sie können jedes Jahr neu beginnen oder auch jeden Monat. Damit es keine Zahl doppelt gibt, können Sie „Zahlenreihen“ einfügen.

Zum Beispiel:

2017-001 für die erste Rechnung in diesem Jahr und dann folgend 2017-002, 2017-003 etc. Im nächsten Jahr geht es dann mit 2018-001 weiter.

Wenn Sie jeden Monat bei 1 anfangen wollen (kann für den Anfang gut sein, wenn Sie Ihren Kunden nicht zeigen wollen, wie viele Aufträge Sie im Jahr haben), kann das zum Beispiel so aussehen

17-01-01, 17-01-02 usw. wobei die letzte Zahl nicht dem Tag sondern der Rechnungsreihenfolge entspricht.

Sie können den Monat auch vorziehen (01-17-01), aber wenn das Jahr vorne steht können Sie alle Rechnungen in einem Ordner ablegen und haben dort automatisch eine chronologische Ordnung. Das gleiche gilt für die Null vor der letzten Nummer. Sie können die auch weglassen oder auch eine drei- oder vierstellige Zahl daraus machen, je nachdem wie viele Rechnungen Sie in einem Monat oder Jahr schreiben oder um sich selbst daran zu erinnern, dass es nicht um den Tag, sondern die Nummer geht. Durch die vorgestellte Null sortiert Ihr Computer die Rechnungen wieder schön sorgfältig chronologisch und schiebt die 11 nicht hinter die 1.

Um den Überblick zu behalten, hilft es, wenn man eine Tabelle mit den Rechnungsnummern führt, im Computer oder ganz altmodisch in einem Rechnungsbuch.

Worum geht es?

Und dann muss in die Rechnung natürlich noch, wofür das Geld bezahlt werden soll, also was Sie geleistet haben oder leisten werden.

Bei Waren was, in welcher Menge, wann geliefert wurde (mit handelsüblichen Bezeichnungen).

Bei Dienstleistern gehört zur Leistung auch das Datum, an dem Sie die Leistung erbracht haben, beziehungsweise erbringen werden.

Wie viel Geld Sie für die Ware oder Dienstleistung bekommen wollen, die Umsatzsteuer sofern sie abgeführt wird (mit Angabe des Umsatzsteuersatzes) und wenn keine Umsatzsteuer abgeführt wird, ein entsprechender Hinweis und die Summe aller Waren, Dienstleistungen, Steuern.

 

Das ist alles, was in eine Rechnung muss (hier können Sie es gerne nochmal im Original nachlesen). Was alles hinein sollte, was nicht und wie, darum geht es im nächsten Artikel.

Und wem das zu theoretisch war: Demnächst gibt es ein Webinar zum Rechnung-schreiben. Alle Infos erfahren Sie im Blog oder auf Facebook.

 

PS: Das hier ist keine Rechtsberatung. Wer rechtlich auf Nummer Sicher gehen will, fragt einen Anwalt.