Schlecht-Wetter-System

eine typische Aussicht im WinterIch hätte Ihnen gerne schon im Januar ein frohes neues Jahr gewünscht. Ich hätte auch gerne inzwischen die im Dezember angesprochene Geschichte meiner Arbeit erzählt, aber dann kam alles etwas anders. Unser Leben und auch unsere Arbeit ist nicht immer so planbar, wie wir es gerne hätten. Das Gute daran: Ich konnte prüfen, ob es sich bei meiner Arbeitsorganisation um ein Schlecht-Wetter-System handelt.

Schlecht-Wetter-System

Eine gute Arbeitsorganisation ist ein Schlecht-Wetter-System. Das heißt, sie funktionieren auch, wenn mal etwas Unvorhergesehenes passiert. Eine gute Ordnung auf Ihrem Schreibtisch ermöglicht Ihnen auch dann noch schnell was abzulegen oder zu finden, wenn Sie länger keine Zeit zum Aufräumen hatten. Eine gute to-do-Liste ermöglicht Ihnen auch dann noch einen schnellen Überblick, wenn ein überraschend großer Auftrag alle kleinen Dinge verschiebt. Ein guter Kalender ist auch dann noch eine Unterstützung, wenn Sie 3 Wochen krank sind.

Manche Vorschläge, wie man seine Arbeit organisieren soll, sind Schön-Wetter-Systeme. Sie funktionieren, so lange Sie funktionieren. Schon ein Tag, der nicht so läuft, wie er soll, kann das ganze System zum Einsturz bringen. Anstatt schnell einen Überblick zu haben, um das wichtigste und dringendste zu erledigen, brauchen Sie Zeit, um Ihr System wieder in Ordnung zu bringen.

Und wie ist das bei Ihnen? Funktioniert Ihr System auch noch in Schlecht-Wetter-Zeiten?

Wenn nicht, gilt es das zu ändern, was oft heißt: es einfacher zu machen. Wenige klare Strukturen können mehr Chaos vertragen.

Die Basis meines Schlecht-Wetter-Systems

1. Die Ablage „Eingang“

Eine Ablage (in welcher Form auch immer), in der alles neue abgelegt werden kann – von ankommender Post, bis zu dem Inhalt meiner Tasche nach einer Weiterbildung oder auch einfach mal alles, was gerade auf dem Schreibtisch liegt. Hier kommt alles rein, bis Zeit ist, es anzuschauen.

2. Inbox Zero

Die Eingangsablage und der E-Mail-Posteingang sind keine Lagerplätze für aktuelle Projekte und zu erledigende Aufgaben. Dafür gibt es andere Ordner und Orte. So weiß ich, dass alles was im Posteingang ist neue Sachen sind, die keine alten Aufgaben und Projekte verdecken. (In Schlecht-Wetter-Zeiten ist der Posteingang natürlich nicht leer, aber es befinden sich darunter keine alten Sachen. Das ist der große Vorteil für den Tag, an dem ich wieder etwas aufarbeiten kann.)

Einen Blogartikel über Inbox-Zero finden Sie hier.

3. Eine übersichtliche Projektliste

Das wichtigste an einer übersichtlichen to-do-Liste ist, dass einerseits alles darin zu finden ist, andererseits sie einen schnellen Überblick ermöglicht. So können Sie jederzeit schnell entscheiden, was jetzt wichtig ist und als nächstes erledigt wird. Unübersichtlich wird es oft, weil Dinge mit aufgelistet sind, die man gerne erledigt haben möchte, die aber auch noch warten könnten. Aufgaben, die auf einer Vielleicht/Irgendwann-Liste gut aufgehoben sind, solange Sie diese regelmäßig anschauen.

Einen Blogartikel über eine Projektliste als Mindmap finden Sie hier.

4. Der saubere Kalender

In meinem Kalender stehen Termine und Deadlines. Wenn ich mal eine Aufgabe hineinschreibe, ist sie klar von den „echten“ Terminen zu unterscheiden. So sehe ich schnell, wen ich anrufen muss, wenn sich zum Beispiel wegen Krankheit etwas verschiebt.

Das ist die Basis meines Arbeitssystems, die mich auch in dem turbulenten Januar gut unterstützt haben. Wenn Sie das nächste Mal turbulente Zeiten erleben, testen Sie danach doch mal, wie robust Ihr System ist.

Leben ist das, was passiert, während wir andere Pläne machen.

 

Weg frei für Konzentration

Holzsteg - frei für volle KonzentrationEs gibt Aufgaben, die brauchen volle Konzentration. Welche das sind, ist von der Arbeit, aber auch von der Person abhängig, bei mir sind es zum Beispiel komplexe Tabellen und Pläne. Dann stört alles, was damit nichts zu tun hat. Wenn es eine Arbeit am Computer ist, stört sogar Papier, das damit zu tun hat.

Wenn Sie in so einer Situation sind, dass alles stört – dann räumen Sie alles weg.

Alles aufräumen?

Denken Sie jetzt: „ja, stimmt – das müsste alles dringend mal aufgeräumt werden, aber jetzt will ich doch eigentlich …“ Stopp! Von Aufräumen war keine Rede, sondern von Freiräumen.

Was können Sie alles sehen, wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen? Und alles was Sie davon jetzt ablenkt, kommt jetzt weg.

Alle Papierstapel auf und neben Ihrem Schreibtisch kommen zur Seite. Sie können sie vorübergehend auf dem Boden stapeln oder wo Sie sonst Platz finden. Es geht nicht um einen dauerhaften Ort. Nach der konzentrierten Aufgabe kommen sie wieder zurück. Es geht nur darum, sich das Sichtfeld freizuräumen.

Das ist eine gute Gelegenheit alle Tassen, Gläser und ähnliches einzusammeln und in die Küche zu bringen, alle Stifte einzusammeln und was sich dort sonst noch findet.

Aber wenn es darum geht, sich von nichts ablenken zu lassen, kann es noch weitergehen. Bilder und Pinnwände können abgehängt und zur Seite gelegt werden. Dinge, die Sie sonst motivieren oder zum Lächeln bringen, kommen für die Zeit woanders hin.

Und wohin?

Machen Sie sich nicht viele Gedanken, wo die Dinge nun hinkommen, denn dort sollen sie ohnehin nicht bleiben. Was sich nicht leicht woanders hinstapeln lässt (weil es kein Stapel, sondern ein chaotischer Berg ist), kann in eine Tüte oder Kiste. Es ist sogar gut, sich wenig Mühe zu machen und keine schönen Orte zu finden, sonst lassen Sie sie eventuell dort und dafür müssten Sie alles durchgehen und entscheiden, ob das dauerhaft dort bleiben kann. Es geht jetzt aber darum, diese eine Aufgabe mit voller Konzentration anzugehen und sich nicht lange mit Aufräumen aufzuhalten.

 

PS: Danke an Felix_Broennimann für das Bild des Holzstegs.

Raum (und Zeit) ist in der kleinsten Hütte

Eine Schnecke mit genug Platz und Zeit Denken Sie, dass es viel leichter wäre, alles in Ordnung zu halten, wenn Sie nur mehr Platz hätten?

Das habe ich schon oft gehört und manche hatten dann das Glück, auf einmal mehr Platz zu haben (Umzug in ein größeres Büro oder ähnliches), aber schon nach kurzer Zeit war es so chaotisch wie vorher.

Platz ersetzt nicht Aufräumen

Oft braucht es nicht mehr Platz, sondern mehr Ordnung. Und manchmal hilft es dabei, wenig Platz zu haben. Vor einiger Zeit hatte ich eine große Küche. Ich machte mir nicht viele Gedanken, wo etwas rumstand – brauchte ich nicht. Und ich räumte auch nicht alles nach Gebrauch wieder weg. Jetzt habe ich eine sehr kleine Küche. Da habe ich mir gut überlegt, was kommt wo hin, was steht immer griffbereit und was nicht. Ich kann gar nicht anfangen, wenn ich nicht vorher aufräume, also räume ich alles, was ich nicht brauche zügig wieder weg. Das Ergebnis ist eine funktionale Küche, in der ich gerne koche.

Mit Ihrem Arbeitsplatz kann es Ihnen genauso gehen. Das heißt nicht, dass Sie sich den kleinsten Besenschrank als Büro einrichten sollten. Wenn Sie sich ohne Widerwillen an Ihre Büroarbeit setzen wollen, ist es wichtig, sich einen schönen Platz für Ihren Arbeisbereich zu suchen. Was auch immer das für Sie heißt (siehe der letzte Artikel „Ein Platz an der Sonne“).

Aber der Platz muss nicht unendlich groß sein. Es braucht nur so viel Platz, wie Sie auch tatsächlich brauchen. Sie brauchen keinen Platz für Papierstapel der letzen Monate. In dem Fall brauchen Sie Zeit zum Aufräumen.

Wie viel Zeit haben Sie?

Kennen Sie auch die Rentner, die nie Zeit haben, und die Leute, die trotz Job, Kindern oder Eltern, Haushalt und Verein immer noch Zeit haben?

Auch hier gibt es die Idee, wenn ich doch nur mehr Zeit hätte, dann würde ich jede Woche ordentlich meine Buchführung machen, aufräumen, mehr Sport machen etc. Sind Sie sicher?

Ja, es gibt die stressigen Zeiten, in denen man kaum zum Schlafen und Essen kommt, aber in der Regel gibt es genug Zeitfenster für alles, was Sie tun wollen (nur nicht für alles was Sie tun sollten). Und auch hier gilt: besser gut organisiert, als einfach nur mehr Zeit.

Die Leute, die stets Zeit haben, sind in der Regel sehr gut organisiert. Sie fühlen sich nicht von ihren Vorhaben gehetzt, sondern entscheiden sich je nach Situation und Priorität für dieses oder jenes.

Unsere Tage sind alle gleich lang, aber womit wir sie verbringen ist unsere Entscheidung.

Zeit und Platz sind Einstellungssache

So objektiv Sie Zeit und Platz messen können, wie viel Sie davon haben, liegt an Ihrer Einstellung. Probieren Sie es mal aus: Entscheiden Sie sich ausreichend Platz und Zeit zu haben. Was passiert?

  • Vielleicht finden Sie neue Lösungen?
  • Vielleicht merken Sie, was für Sie Priorität hat und was nicht?
  • Vielleicht hilft es Ihnen Entscheidungen zu treffen, was Sie mit Ihrem Platz und Ihrer Zeit anfangen?

Schreiben Sie mir gerne, was bei Ihnen passiert und ob es funktioniert.

 

PS: Das Zitat im Titel ist übrigens aus Schillers Gedicht „Der Jüngling am Bache

Raum ist in der kleinsten Hütte
für ein glücklich liebend Paar.

PPS: Vielen Dank an Cairomoon für das schöne Bild der Schnecke, die stets genug Platz und Zeit hat.