Was gehört zusammen – Aktenplan 2

.Aktenplan - was gehört wohinWissen Sie, woraus Ihr Papierberg besteht?

Im letzten Artikel habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie durchgehen können und feststellen können, was Sie haben (und was Sie nicht mehr brauchen). Hier nochmal die Kurzfassung:

Was ist da

Nehmen Sie Ihren Stapel und packen Sie alles, was zu einer Sache gehört in eine Mappe. Schreiben Sie auf, was es ist, also zum Beispiel:

  • bezahlte Rechnungen
  • unbezahlte Rechnungen
  • Inspiration
  • Gesprächsnotiz

Überlegen Sie nicht lange, wie sie es nennen, sondern schreiben Sie den Begriff auf, der Ihnen als erstes in den Kopf kommt, denn der wird Ihnen auch in den Kopf kommen, wenn Sie dieses Papier suchen.

Das gleiche machen Sie mit allen Dokumenten, die sich auf Ihrem Desktop oder wo auch immer angesammelt haben (und nicht bleiben sollen).

Alles, was Sie nicht mehr brauchen/wollen/aufheben müssen, können Sie in diesem Schritt schon wegwerfen.

Jetzt haben Sie viele Mappen und eine lange Liste, das ist die Liste der Papiere/Dokumente, die Sie haben.

Was gehört zusammen

Schneiden Sie diese Liste auseinander, so dass jeder Eintrag ein eigener Zettel ist. (Ja ich meine Papierzettel, wenn Sie die Liste am Computer geschrieben haben, drucken Sie sie aus und zerschneiden Sie sie.)

Wenn Sie all die Schnipsel vor sich haben, werden Sie sofort ein paar Verbindungen sehen. Legen Sie die Schnipsel so zusammen, wie sie für Sie zusammengehören.

Wenn Sie unsicher sind, überlegen Sie, wo würden Sie es suchen? Manche wollen alles zu einem Auftrag oder einem Projekt beisammen haben, weil sie dort nachsehen, andere haben lieber alle Gesprächsnotizen an einem Ort, weil sie sich erinnern „das haben wir besprochen, also schau ich bei den Gesprächsnotizen nach“.

Prima: Dann holen Sie sich einen Ordner/ eine Hängemappe fürs Hängeregister oder wo auch immer Sie Ihre Sachen ablegen wollen und beschriften ihn mit diesem Begriff. Kleben Sie die Schnipsel zusammen auf ein Blatt und schreiben den gefundenen Begriff darüber. Daneben kommt der nächste Begriff mit den nächsten Schnipseln, die zusammengehören und so entsteht Stück für Stück Ihr Aktenplan.

Ihnen fällt kein Begriff ein, dann schauen Sie sich die Schnipsel noch mal an: Gehört das wirklich zusammen? Gibt es für einen Teil davon einen gemeinsamen Begriff? Zerteilen Sie es, bis Ihnen spontan eine Bezeichnung kommt, denn nur dann finden Sie auch alles schnell wieder. Einiges bleibt übrig, das kann am Schluss in einen Ordner „Sonstiges“, „Allgemeines“ oder ähnliches. Solange es nur ein Ordner ist, für alles andere, werden Sie auch das wiederfinden.

So können Sie nach und nach alles durchgehen und es entsteht Ihr Aktenplan. Wenn Sie es ordnentlich mögen, schreiben Sie nun alles nochmal mit dem Computer, aber vielleicht erinnert Sie der geklebte Plan daran, dass es ihr ureigenster Plan ist.

Ihr Aktenplan

Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Warum der Aufwand? Warum nicht einfach einen Musterplan nehmen? Der größte Vorteil Ihres eigenen Aktenplans ist, er passt zu Ihrem Denken.

Es geht beim Aktenplan nicht ums Abheften, das können Sie mit jedem Plan tun – es geht um das Wiederfinden. Wenn es wirklich Ihr Plan ist, werden Sie ihn (einmal gefunden und umgesetzt) kaum noch brauchen.

Wenn Sie das nächste Mal denken „Ah, das ist ein X, das heft ich mal weg.“, dann gibt es einen Ordner X oder einen, in den alle X zusammen mit Y und Z kommen. Das wird für Sie so selbstverständlich sein, wie Sie ja auch nicht überlegen, ob Sie Ihre Schuhe in den Küchenschrank oder zur Bettwäsche stellen sollen.

Und wenn Sie etwas suchen, brauchen Sie in der Regel, auch nicht auf dem Aktenplan nachzusehen, wo es sein könnte. Sie werden den Ordner sehen, der für Sie der logische Aufenthaltsort für genau das ist.

 

PS: Danke an ThomasWolter für den schönen leeren Setzkasten.

Zusammen, was zusammen gehört

Ein alltägliches Problem: Ich spreche mit einem Kunden und mache mir eine Notiz – wohin damit?

Es gibt zu diesem Kunden einen Ordner im Regal, einen im Computer, bzw. 2, denn in Outlook habe ich für diesen Kunden auch einen eigenen Ordner.

(Natürlich haben alle diese Ordner den gleichen Titel – https://bueroserviceih.de/blog/analoge-und-digitale-ordnung/)

Entscheidend ist: Was ist es für eine Notiz?

Alles was zusammengehört, sollte an dem gleichen Ort zu finden sein. Wenn es sich auf das letzte Angebot bezieht, dann gehört die Notiz zum Angebot. Wenn es um die Rahmenbedingungen der Ausführungen geht, dann gehört Sie zu dem Dokument auf dem die Rahmenbedingungen aufgelistet sind.

Entscheidend ist nicht: handelt es sich um ein Stück Papier oder nicht und wie groß ist es? Ein kleiner Zettel kann auf ein DIN-A4-Blatt aufgeklebt wunderbar abgeheftet werden; eine kurze Notiz kann auch schnell nochmal getippt werden; ein größeres Blatt Papier kann auch eingescannt werden und alles was digital ist, kann auch ausgedruckt werden.

Wenn beisammen ist, was zusammen gehört, finden Sie schnell und sicher, was Sie brauchen.

Ein freier Schreibtisch ist möglich

Kennen Sie die Stapelbildung auf Schreibtischen?

Aus unerfindlichen Gründen sammeln sich Papiere auf dem Schreibtisch. Sie wachsen und verschlucken wichtige Informationen, aber das ist nicht das einzige Problem: Wie wollen Sie frei denken, wenn Sie vor sich nur Chaos sehen? Wie wollen Sie aufräumen, wenn jede Bewegung Papierlawinen auslösen könnte?

Der erste Schritt ist daher: Befreien Sie Ihren Schreibtisch!

Ein gutes Ordnungssystem ermöglicht es Ihnen vor jeder neuen Aufgabe den Schreibtisch vollständig leer zu räumen (bis auf den Bildschirm). Das einfachste Ordnungssystem besteht aus drei Briefkörben, Schachteln oder Stapeln auf dem Boden und Ihrem Papierkorb.

Dann nehmen Sie einfach jedes Blatt in die Hand und fragen Sie sich: Was ist es und warum hebe ich es auf?

Wenn Sie diese Frage nicht klar beantworten können, können Sie es getrost wegwerfen.

Wenn es eine Aufgabe ist: Schreiben Sie sie auf und packen Sie die Unterlage in den 1. Briefkorb „zu erledigen“

Wenn es eine Unterlage ist, die Sie noch brauchen oder aufheben müssen/wollen, legen Sie sie in den 2. Briefkorb „wegzuheften“

Alles andere kommt in den Briefkorb oder die Schachtel „sonstiges“. Es ist keine Aufgabe und keine wichtige Unterlage = Sie können sich später darum kümmern.

Was findet sich sonst noch auf Ihrem Schreibtisch? Tacker, Locher, Kaffeetasse, Stifte? Was Sie häufig brauchen darf in Reichweite bleiben, aber Sie nicht behindern.

So kommen Sie relativ schnell auf den Grund Ihrer Schreibtischplatte und haben wieder Platz zum Arbeiten. Alle Aufgaben haben Sie nun übersichtlich auf einem Blatt oder in einem Dokument und können sich nun überlegen, wann Sie diese Aufgaben erledigen (müssen). Mehr zum Zeitmanagement demnächst im Blog.