Wir bauen uns einen Brief – Textbausteine

Bunte Textbausteine für schnelle BriefeGibt es Abschnitte in Ihren E-Mails oder Dokumenten, die sich wiederholen?

Schreiben Sie die immer wieder neu oder verwenden Sie dafür Textbausteine?

Denken Sie jetzt, Textbausteine, nein, dass ist bestimmt technisch kompliziert und dann sind meine E-Mails nicht mehr so individuell.

Es geht auch anders.

Textbausteine – einfacher als gedacht

Es gibt ganz wunderbare Textbausteinprogramme (dazu gibt es bald ein Onlineseminar) und auch in Word gibt es eine technische Lösung, aber man kann es sich auch einfach machen:

Kopieren Sie entsprechende Abschnitte einfach in ein Dokument, dass Sie dann Textbausteine nennen. Wenn es mehr werden, können Sie sie leicht inhaltlich sortieren und mit einem vorne angebrachten Inhaltsverzeichnis wieder finden.

Das ist zu umständlich für „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlich kurze Texte, aber für zum Beispiel:

  • Wegbeschreibung
  • Bestätigung eines Auftrags
  • Teile Ihres Angebots
  • Ihre Kontoverbindung
  • Ankündigung einer Veranstaltung
  • etc.

ist das deutlich schneller, als es immer wieder zu tippen oder als es aus einer alten Mail herauszusuchen.

Individuelle E-Mails und Briefe mit Textbausteinen

Textbausteine sind nicht für die Bestandteile einer Mail oder eines Briefes, der persönlich sein sollte, aber eine Wegbeschreibung ist ohnehin nicht sonderlich individuell. Hier, wie auch bei Kontoverbindungen und ähnlichem, schleichen sich schnell Fehler ein, die Sie mit Textbausteinen verhindern können.

Probieren Sie es doch einfach mal aus.

PS: In Ihren Rechnungen wiederholt sich so viel an derselben Stelle, dass sich hier eine Vorlage lohnt. Wie das geht, das erfahren Sie demnächst in diesem Blog.

Alles vollautomatisch!

Manchmal rege ich mich über Word auf, wie bei jedem Programm hat man manchmal den Eindruck mit einem eigenwilligen kleinen Kind zu diskutieren – es macht einfach nicht was es soll. Bei vielen Sachen ist es aber ein Segen, dass Word und ähnliche Programme viele Dinge selbstständig tun können. Zum Beispiel Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnisse. Immer wieder sehe ich Menschen, die die Seitenzahlen mit Hand eintragen und am Schluss mühsam ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Das muss nicht sein: Lassen Sie sich Seitenzahlen automatisch eintragen und ein Inhaltsverzeichnis erstellen.

Wenn Sie jetzt denken „brauch ich nicht, ich schreib doch keine Bücher“, möchte ich Ihnen zu denken geben, dass schon bei einem 3-seitigen Angebot, einem 2-seitiger Lebenslauf, vor allem aber bei Verträgen es sinnvoll sein kann Seitenzahlen zu verwenden. Damit bleiben die Seiten für den Empfänger übersichtlich und bei Verträgen haben Sie mit der Anzeige „Seite 1 von 3“ auch immer im Blick, ob Ihr Ausdruck vollständig ist.

Wenn Sie sich beim Einrichten entsprechender Word-Vorlagen Unterstützung wünschen, komme ich im Kölner Umland gerne für eine individuelle Beratung vorbei und wenn Sie weiter weg wohnen, können wir Ihre Fragen sicher per Skype klären.

Was sagt die DIN 5008 zu Auslassungspunkte

Ob beim wörtlichen Zitat oder dem Hinweis auf einen anderen Text, nicht immer will man den kompleten Text schreiben. Unwichtiges kann man auch weglassen und durch Auslassungspunkte ersetzen.

Im Satz steht vor und nach den drei Punkten ein Leerzeichen, am Satzende folgt kein Punkt. Alle anderen Satzzeichen werden – wie immer – ohne Leerzeichen davor geschrieben.

Beispiele:

In den Vorträgen der Reihe OfficeClub … soll das Netzwerken nicht zu kurz kommen.
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag auf das Konto …
Nutzen Sie eine persönliche Beratung …, die individuell auf Ihren Arbeitsstil zugeschnitten ist.