Papierberge abtragen – Aktenplan 1

Tagebau - auf Ihrem SchreibtischViele gehen, wenn sie ihre Papierberge oder Dokumente im Computer ordnen wollen so vor, dass sie sich zuerst überlegen, was für Kategorien es geben könnte. Daraus wird dann ein schöner Aktenplan erstellt, also eine Liste aller Ordner in die dann alle Papiere/Dokumente hinein wandern sollen.

In der Regel funktionieren diese Pläne bis zum 3., 5. oder spätestens 10. Papier oder Dokument.

Spätestens dann hat man etwas, was irgendwie nicht in die Ordnung passt und dann hängt man an dieser Stelle. Soll ich jetzt das System ändern? Soll ich es doch irgendwo rein packen? Vielleicht leg ich es erst mal zur Seite? Oder es ist einfach das Ende der Aufräummotivation. Das eine, das nicht reinpasst, lähmt den ganzen Prozess.

Deshalb mache ich das anders. Anstatt mir ins Blaue zu überlegen, wie man das vorhandene zusammenfassen könnte/sollte. Schau ich mir zuerst an, was da ist.

Erst aussortieren

Das heißt, ich gehe den ersten Papierstapel oder die auf dem Desktop geparkten Dokumente durch und frage mich:

  • Will ich das aufheben?
  • Muss ich das aufheben?
  • Kann das weg?

Es ist erstaunlich, wie viel sich immer ansammelt, was ich dabei aussortieren kann.

Dann benennen

Wenn ich es behalten will, frage ich mich „Was ist das?“

Der Begriff, der dann als erstes im Kopf ist, ist die richtige Bezeichnung für den Ordner, den ich dann schaffe oder in den ich es dann schiebe, denn genau unter diesem Begriff würde ich es auch suchen.

So entsteht Ordnung

Das werden erst mal recht viele Ordner und darunter gibt es mindestens einen „Allgemein“ oder „Sonstiges“. Das ist völlig normal und kein Problem. Im nächsten Schritt können wir diese „Liste der Dinge, die da sind“ weitersortieren, was zusammengehört, was einen eigenen Ordner bekommt und was ein Unterordner oder ein Teilbereich eines Ordners wird.

Eine Möglichkeit diese Sachen weiterzusortieren und zu einem fertigen Aktenplan zu kommen, stelle ich Ihnen im nächsten Artikel vor.

Bis dahin viel Spaß beim Papierbergverkleinern (wenn man nicht mehr ewig überlegt, wo denn nun dieses Papier/Dokument hin soll, sondern alles seinen Platz bekommt, kann aufräumen tatsächlich Spaß machen).

PS: Vielen Dank an Rodobby für das Tagebaubild.

Konfetti-Alarm

Heute beginnt sie endlich, die 5. Jahreszeit. Was verbindet Karneval und Backoffice? Konfetti. Ok, das ist weit hergeholt, aber was halten Sie davon:

Schauen Sie doch einmal in Ihre Ordner, was Sie alles aufbewahren. Wahrscheinlich mehr als Sie brauchen. Wenn Sie alles rausschmeißen, was Sie nicht (mehr) brauchen, weil die Informationen veraltet sind, weil es aktuellere Unterlagen gibt oder Sie sie einfach nicht mehr brauchen. Sie gewinnen damit Platz, Übersichtlichkeit und wenn Sie jede Seite, die Sie rausschmeißen nochmal lochen, haben Sie genug Konfetti für die närrische Zeit.

Digitales Aufräumen

Über Möglichkeiten die Schreibtischplatte frei zu bekommen, habe ich ja bereits geschrieben (http://bueroserviceih.wordpress.com/2012/11/08/freier-schreibtisch/), aber der Schreibtisch aus Holz, Metall, Glas vor uns ist nur ein Teil des Problems. Neben diesem Schreibtisch gibt es ja noch den Desktop im Rechner und wie beim Tisch vor uns häufen sich dort mit der Zeit alle möglichen Dinge an. Hier mal schnell was auf dem Desktop gespeichert, dort eine sinnvolle Verknüpfung angelegt etc.streaming A Cure for Wellness film

Es kann durchaus sinnvoll sein, aktuelle Projekte als Verknüpfung auf den Desktop zu legen und auch als Zwischenablage zum Speichern ist das ein wunderbarer Ort, aber das Problem ist damit schon genannt: Zwischenablage. Daher ist es sinnvoll von Zeit zu Zeit auch den Desktop aufzuräumen, damit Sie die Sachen, die wichtig sind, schnell finden: Überprüfen Sie, welche Verknüpfungen Sie brauchen (und auch verwenden) und löschen Sie alle, die Sie nicht (mehr) brauchen. Wenn Sie dann noch alle Dokumente, Bilder etc., die Sie „mal eben schnell“ dort gespeichert haben, dort hinschieben wo sie hingehören, haben Sie einen übersichtlichen, angenehm aufgeräumten Desktop und Ihr Computer kann etwas schneller starten.