Vorlagen erstellen

Briefe backen, wie Kekse - mit passenden VorlagenKennen Sie „speichern als Vorlage“?

Fast jedes Textbearbeitungsprogramm bietet diese Möglichkeit an und es ist für alle Sachen hilfreich, die sich inhaltlich und/oder im Layout wiederholen, wie zum Beispiel Rechnungen.

Viele benutzen einfach eine alte Rechnung, ändern, was zu ändern ist und speichern dann neu ab, aber wie schnell hat man auf speichern gedrückt und damit die alte geändert?

Genau dafür sind Vorlagen ideal, denn wenn man eine Vorlage öffnet, hat man ein neues Dokument.

 

 

Wenn Sie speichern, geht das Programm automatisch in „speichern unter“ und fragt Sie, wie Sie Ihre neue Datei nennen wollen = Sie können sich nicht die Vorlage zerschießen.1

Vorlagen erstellen

Nur, wie kommt man zu schönen nützlichen Vorlagen?

Suchen Sie sich aus Ihren bisherigen Rechnungen eine, die Sie als Muster nehmen. Öffnen Sie sie und speichern Sie neu als Vorlage.

Das war’s.Speichern als Vorlage

 

Weil es so einfach ist, lohnt es sich auch Vorlagen für unterschiedliche Dinge anzulegen, zum Beispiel

  • Rechnung mit Fahrtkosten
  • Rechnung ohne Fahrtkosten

Oder, wenn Sie Stammkunden haben, für diese auch eigene Vorlagen

  • Rechnung Max Mustermann
  • Rechnung Frühlings GmbH etc.

Dann haben Sie, wenn Sie die Vorlage öffnen, schon die richtige Adresse.

Wofür sich Vorlagen eignen

Natürlich können Sie Vorlagen nicht nur für Rechnungen verwenden, auch für Angebote, Berichte oder was auch immer sich bei Ihnen wiederholt und stets das gleiche Layout haben soll. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, denn eine Vorlage ist kein Formular, in dem Sie nur noch bestimmte Dinge ändern können. Sie können alles ändern – wirklich alles.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, können Sie innerhalb Ihrer Vorlage auch Datumsfelder und ähnliches verwenden, so dass automatisch das heutige Datum eingetragen wird. Wenn Sie das interessiert, schreibe ich gerne mal darüber.

PS: Und weil sich die Vorlagen vor allem für Rechnungen eignen, hier nochmal die beiden Artikel zum Rechnung schreiben

PPS: Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

1) Wenn Sie Ihre Vorlage ändern wollen, speichern Sie sie als Vorlage und geben Sie ihr denselben Namen wie der bisherigen Vorlage. Dann und nur dann überschreiben Sie Ihre Vorlage.

Alles vollautomatisch!

Manchmal rege ich mich über Word auf, wie bei jedem Programm hat man manchmal den Eindruck mit einem eigenwilligen kleinen Kind zu diskutieren – es macht einfach nicht was es soll. Bei vielen Sachen ist es aber ein Segen, dass Word und ähnliche Programme viele Dinge selbstständig tun können. Zum Beispiel Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnisse. Immer wieder sehe ich Menschen, die die Seitenzahlen mit Hand eintragen und am Schluss mühsam ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Das muss nicht sein: Lassen Sie sich Seitenzahlen automatisch eintragen und ein Inhaltsverzeichnis erstellen.

Wenn Sie jetzt denken „brauch ich nicht, ich schreib doch keine Bücher“, möchte ich Ihnen zu denken geben, dass schon bei einem 3-seitigen Angebot, einem 2-seitiger Lebenslauf, vor allem aber bei Verträgen es sinnvoll sein kann Seitenzahlen zu verwenden. Damit bleiben die Seiten für den Empfänger übersichtlich und bei Verträgen haben Sie mit der Anzeige „Seite 1 von 3“ auch immer im Blick, ob Ihr Ausdruck vollständig ist.

Wenn Sie sich beim Einrichten entsprechender Word-Vorlagen Unterstützung wünschen, komme ich im Kölner Umland gerne für eine individuelle Beratung vorbei und wenn Sie weiter weg wohnen, können wir Ihre Fragen sicher per Skype klären.

Kalenderblättter in Word erstellen

Die Firma SmartTools bietet eine komfortablen Assitenten an, mit dem sich ganz einfach Kalenderblätter in Word erstellen lassen: http://www.add-in-world.com/katalog/kalenderassistent/

Man kann Tages-, Wochen- und Monatsblätter erstellen, kann Ferientermine und Feiertage eintragen lassen und dann bequem weiter in Word daran arbeiten.

Vielen Dank an SmartTools für die immer wieder hervorragenden AddOns.