Wie oft schreibst Du immer wieder denselben Text?

Oder gar identische oder sich nur wenig unterscheidende Briefe oder E-Mails? Dafür kannst Du Dir einfach Word-Vorlagen anlegen, in denen Du bei Bedarf nur wenig änderst.

Wenn du ein paar Regeln dabei beachtest, dann kannst Du eine Menge Zeit sparen und was fast noch wichtiger ist, Flüchtigkeitsfehler vermeiden.

Wofür eignen sich Vorlagen besonders gut?

Keksformen sindwie Word-Vorlagen.
Eine Vorlage ist wie eine Keksform – das Ergebnis muss nicht immer gleich aussehen.

Deine Rechnungen sehen vermutlich immer gleich aus. Wenn Du Dir dafür eine Vorlage anlegst, dann brauchst Du nur noch die individuellen Daten anzupassen und schon ist die Rechnung geschrieben. Du kannst Dich darauf verlassen, dass Deine Anschrift und Deine Kontonummer richtig angeben sind. Du vergisst nichts. So geht Rechnung schreiben stressfrei.

Auch für Angebote und Auftragsbestätigungen ist es sinnvoll, Vorlagen zu nutzen. Du hast dann eine Vorgabe, was alles rein muss und vergisst weder die Mehrwertsteuer noch die Fahrtkosten.

Vielleicht hast Du auch noch andere Formbriefe, die Du immer wieder benutzt. Auch da kannst Du mit Vorlagen stressfreier arbeiten.

Bei vielen stelle ich fest, dass sie einfach das vorherige Dokument überschreiben. Das kann man so machen, aber es birgt einige Stolperfallen. Hast Du das Datum und die Adresse geändert, den Stundensatz angepasst und viele Details mehr.

Wichtig bei Vorlagen ist aus zwei Gründen auch, dass Du sie wirklich als Vorlagen und nicht als Dokument speicherst.

Was sind ie wichtigsten Vorteile?

Wenn Du Deine Word-Vorlagen öffnest, wird ein neues Dokument erstellt. Du kannst Dir also nicht versehentlich etwas überschreiben, was Du noch brauchst. Es ist wirklich doof, wenn ein Kunde eine Rechnungskopie braucht, und Du musst sie nochmal neu schreiben, weil Du sie überschrieben hast.

Das neu erstellte Dokument kannst Du nach Belieben bearbeiten, Teile löschen oder hinzufügen, Details ändern und was immer Du damit anstellen willst. Deine Vorlage bleibt davon unberührt.

Vor allem, wenn Du Arbeiten delegieren willst, sind Vorlagen wichtig. So stellst Du sicher, dass die Briefe und E-Mails, die Deine Firma verlassen immer so sind, wie Du sie haben möchtest.

PS: Herzlichen Dank an Jill für das Foto der Herzkekse

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