Das kennst du sicher auch. Da ist die Woche geplant. Du hast alle Termine, und die wichtigen und dringenden Aufgaben berücksichtigt und sogar noch Freizeit eingeplant. Und dann kommt schon am Montag was dazwischen und die ganze Planung war für die Katz. Da hättest du die Zeit für die Planung auch sinnvoller nutzen können.
Ich denke, so eine Situation kann man nicht 100 %ig vermeiden. Es kann immer mal passieren, dass etwas die Pläne völlig durcheinanderwirbelt. Aber man kann vermeiden, dass es oft passiert.
Wie mit Störungen umgehen
Zunächst einmal zu beobachten, was denn so dazwischen kommt. Sind es wirklich unabwendbare Störungen? Oder geht es dir auch, wie es mir manchmal geht. Da sitze ich an einer jener ungeliebten Arbeiten, die ich natürlich routiniert erledigen kann 😊, und dann klingelt das Telefon. Ohne weiter darüber nachzudenken, gehe ich ran. Die Anruferin fragt sogar noch, ob sie stört. Und ich bin froh für die Unterbrechung der ungeliebten Arbeit.
Ich hätte auch ganz anders reagieren können. Ich hätte meine Arbeitszeit ernst nehmen können. Denn an der Nummer hätte ich erkennen können, dass es ein privater Anruf ist. Ich hätte also getrost, den Anruf auf die Mailbox laufen lassen können und später, wenn ich Pause machen, zurückrufen können. Aber ich habe mich gern ablenken lassen.
Meine Freundin hätte auch gar nicht lange auf den Rückruf warten müssen, denn ich mache sehr oft kleine Pausen nach der Pomodoro-Methode.
Wie Aufgaben planen
Aber es gibt auch noch andere Ursachen dafür, dass ein Zeitplan nicht funktioniert. Eine Aufgabe kann länger dauern als geplant oder dir Rückfahrt von einem Außer-Haus-Termin dauert viel länger als gedacht. Deshalb ist es wichtig, die Arbeitszeit nicht zu 100 % zu verplanen. Ich stelle nur sehr grobe Zeitpläne für die Woche auf. Es geht nur darum, womit ich mich beschäftigen will. Will ich Backoffice-Aufgaben erledigen oder ein Konzept für einen Kunden entwickeln. Die Aufgabendetails stehen ja in Trello. Und wenn die dafür geplante Zeit um ist, bin ich auch fertig damit. Wenn die Aufgabe noch nicht fertig ist, wird sie in einem weiteren Zeitblock nochmal eingeplant.
Voraussetzungen für eine gute Planung
Dafür, dass so eine Zeitplanung funktioniert, braucht es nur wenige Voraussetzungen
- Arbeitszeit, auch wenn sie zuhause stattfindet, ernst nehmen
- oft kurze Pausen, in denen man schnell was klären kann
- wenn Unvorhersehbares passiert, neu planen
Zu dem letzten noch eine Geschichte: Im Sommer 2019 war die Woche eigentlich ganz entspannt geplant und der Plan hat auch funktioniert. Bis zu dem Zeitpunkt als ich mir das Handgelenk brach und mit einem sehr komplizierten Bruch ins Krankenhaus musste. So musste ich nicht nur die eine Woche sondern sogar drei Wochen ganz neu planen.
PS: Auf dem Foto von Roselie sieht man gut, wie schief der Turm ist. Vielen Dank!
Oh ja, ich erkenne mich wieder! Danke für die tollen Tipps, Ingrid!